Matriz nine box

9 Box: o que é e como aplicar na avaliação de desempenho dos colaboradores 

9 Box ou Matriz Nine Box é uma metodologia de avaliação de desempenho dos colaboradores que leva em conta a sua produtividade e o seu potencial de desenvolvimento dentro da empresa. Ao contratar um colaborador, a empresa tem como um dos objetivos encontrar alguém que a ajude a alcançar seus resultados. 

Gerenciar e metrificar o desempenho das equipes, portanto, é um trabalho importante a ser realizado pelos gestores. Uma alternativa para realizar essa verificação é por meio do 9 Box na avaliação de desempenho. 

A metodologia permite que as empresas acompanhem a performance de cada colaborador e assim, consigam ter mais clareza para tomar as decisões de maneira mais juta, pautada em números e não apenas feeling. 

Para conseguir o máximo dos benefícios proporcionados pela metodologia Nine Box é importante conhecer a fundo. Então, continue a leitura até o final e tire todas as suas dúvidas. Vamos lá! 

A definição e a origem do 9 box 

O 9 Box (Matriz Nine Box) é uma ferramenta bastante visual, por isso, seus resultados são fáceis de serem enxergados, descomplicando o trabalho dos gestores. 

Sua montagem é bem simples, podendo ser feita e papel ou planilha gráfica. Faz-se três linhas e três colunas - em plano cartesiano - de dois eixos. Ao todo, são formados nove quadrados com descrições que devem ser preenchidas de acordo com o perfil do avaliado. 

Cria-se um eixo vertical, chamado de Y. Este define o potencial de cada colaborador. Deverá conter três quadros, cada um com uma das três palavras: "Alto", "Médio" e "Baixo". 

O segundo eixo é o X, que indicará o desempenho e ficará na linha horizontal. Assim como no Y, em cada um dos três quadrados devem ser inseridos os termos relativos aos graus de desempenho do colaborador: "Abaixo", "Esperado" e "Acima do Esperado". 

Com o box elaborado, cada trabalhador será avaliado e terá seu nome anotado no quadrado que mais define seu desempenho e potencial. Assim, pode ser observado como está o cumprimento dos objetivos com as atividades da empresa. 

Uma das vantagens deste quadrante é que o próprio colaborador consegue visualizar, na prática, como seu trabalho está sendo desenvolvido e como ele está o seu desempenho profissional na empresa. Mas, você já se perguntou como surgiu o 9 Box? Ainda na década de 80 essa metodologia foi desenvolvida como uma ferramenta de gestão de negócios, nos Estados Unidos. 

Naquela época, grandes empresas tinham transações negociadas na Bolsa de Valores. Alguns negócios eram atrativos e deviam ser investidos, outros nem tanto, assim como existiam situações que precisavam ser desinvestidas. Para acompanhar esse cenário foi desenvolvido o 9 box. 

Como essa é uma ferramenta que pode ser aplicada em qualquer segmento, ela foi adaptada pelas equipes de Recursos Humanos até chegar na Gestão de Pessoas. Por meio dela, é possível tomar decisões mais conscientes, entender o que deve ser mantido, alterado ou desligado dentro da empresa. 

Os métodos para a avaliação de desempenho dos colaboradores 

Com o desenvolvimento do RH 4.0, a gestão de pessoas passou por uma transformação. Atualmente, existem diferentes metodologias e padrões para o gerenciamento adequado da eficiência do capital humano. 

Como lidamos o tempo todo com pessoas diferentes e vários desafios no ambiente de trabalho, nada mais adequado do que lançar mão de estratégias e ferramentas eficientes para cuidar melhor dos colaboradores. 

Dentro dos modelos de gestão está a "por desempenho" e um de seus indicadores de qualidade é exatamente a avaliação de desempenho dos colaboradores. 

É por meio da avaliação que se torna possível propor alternativas para manter os colaboradores motivados e com foco em resultados, além de identificar aqueles profissionais que não estão sendo produtivos e qual o motivo de isso acontecer. 

Por meio da performance e do desempenho identificados na avaliação, pode-se acompanhar de perto o crescimento e o desenvolvimento individual dos colaboradores. Além do 9 box, existem diversos outros métodos de avaliação de desempenho. Confira alguns dos principais: 

Avaliação por objetivos 

Como o nome já entrega, neste método de avaliação são definidos objetivos claros de trabalho que devem ser alcançados pelo colaborador. As metas são estabelecidas em conjunto entre trabalhado e líder. 

É uma ótima oportunidade para que o funcionário consiga utilizar suas habilidades individuais e ter em mente que o resultado depende só do seu desempenho. 

Avaliação de desempenho por competências 

Neste tipo de avaliação de desempenho são levadas em consideração as competências técnicas e comportamentais do colaborador. Com a mensuração de fatores como: 

• Conhecimento: o que ele sabe sobre o trabalho; 
• Habilidade: como ele desenvolve o que sabe sobre o trabalho; 
• Atitude: se ele se motiva ou não ao executar suas atividades. 

Avaliação comportamental 

O objetivo é entender as principais tendências comportamentais de um colaborador. A premissa aqui é que quanto mais se conhece sobre o comportamento de uma pessoa, maior será o embasamento para uma análise e tomada de decisão (promoção, treinamento ou desligamento) sobre um funcionário. 

Tudo isso, levando em conta suas soft skills e como o profissional age e reage diante das situações no ambiente de trabalho. 

Nine Box 

Como adiantamos, o 9 Box também é um método de avaliação de desempenho. Inclusive, é um dos mais simples de serem elaborados e utilizados com o colaborador, por isso, escolhemos dedicar este guia a ele. 

Como toda metodologia, a Matriz Nine Box tem seus pontos positivos e outros que merecem atenção para aprimoramento. Continue a leitura para entendê-las melhor e saber distinguir essas diferenças! 

Os benefícios de aplicar 9 Box em toda a equipe 

São muitas as vantagens do 9 Box para uma empresa, pois ela é uma ótima ferramenta de avaliação que retrata a realidade de toda a equipe. Se feita da maneira correta, a técnica possibilita um debate aberto entre liderados e gestores. 

Além disso, facilita na identificação das lacunas existentes na empresa e quem está preparado para preenchê-la e quais trabalhos poderão ser desenvolvidos por essa pessoa. Veja outras vantagens! 

Facilita a comunicação 

O 9 Box é uma metodologia que envolve gestores e demais colaboradores, por isso, ele consegue fornecer dados consistentes para uma conversa mais clara sobre o desenvolvimento de desempenho e competências de cada um. 

Assim, facilita o fornecimento e o recebimento de feedbacks e a troca de informações para construção de um planejamento individual (PDI) para cada membro da companhia. 

Ajuda na retenção de talentos 

Reter talentos pode ser visto com um dos principais desafios das empresas atualmente. Isso acontece porque o mercado tem se preparado cada vez mais para recrutar profissionais de ponta, mais preparados e atentos às melhores oportunidades. 

Conhecendo bem o perfil de cada profissional com a ajuda do 9 Box é possível identificar os talentos e quais profissionais precisam ser desenvolvidos. 

Além disso, a metodologia permite que se faça uma apuração mais detalhada - com auxílio também de outras ferramentas - do desenvolvimento do profissional antes de tomar qualquer outra medida, como uma demissão, por exemplo. 

Outra vantagem nesse sentido é a possibilidade de motivar os profissionais a permanecerem na empresa, já que eles conseguem perceber que a instituição está empenhada em desenvolvê-lo de maneira saudável e vantajosa para ambas as partes. 

Auxilia no engajamento de toda a equipe 

Quando falamos em retenção de talentos, falamos também em um fator essencial para facilitar para que isso aconteça: o engajamento dos colaboradores. 

Ao identificar seus pontos fortes e reconhecer os que precisam ser aperfeiçoados, o trabalhador tende a se manter mais engajado para entregar resultados e alcançar melhores posições na avaliação, refletindo no senso de envolvimento de toda a equipe. 

Aperfeiçoa a tomada de decisão 

Imagine um colaborador que sempre apresentou bons resultados, mas que de um tempo para cá vem deixando muito a desejar nas atividades que desenvolve na empresa. 

Existe vários motivos que podem levá-lo a esse patamar: uma insatisfação no trabalho, problemas pessoais, vontade de mudar de emprego ou de profissão, divergência de opinião com os líderes e diversos outros. 

Porém, com a ajuda dos profissionais de9 gestão de pessoas e com as ferramentas certas é possível fazer um comparativo da performance ao longo de tempo deste colaborador. 

Dessa forma, torna possível entender qual o feedback que precisa ser dado e em qual momento é necessário fazer essa conversa. Entender os motivos que levam um funcionário a não apresentar os resultados esperados é fundamental para tomar a decisão correta. 

Contribui para a visualização do potencial de cada colaborador 

Assim como para identificar as melhores soluções a serem tomadas com cada colaborador desmotivado dentro da empresa, o 9 Box também auxilia no reconhecimento daqueles que se sobressaem nas equipes e têm potencial para se tornar líderes. 

Ou ainda, daqueles que não têm talento para liderança, mas que desenvolvem excelentes trabalhos em determinadas áreas e que podem estar alocados em atividades que não condizem com seu perfil. 

A Matriz 8 Box na prática 

Falamos sobre as características e as vantagens dessa metodologia de avaliação e esperamos que você esteja convencido de que essa ferramenta é uma ótima aliada para o sucesso dos resultados da sua empresa. 

Agora você vai entender como aplicar o 9 Box na prática. Afinal, não adianta ter um ótimo método de avaliação à disposição se não sabe tirar o melhor proveito dele, certo? 

O 9 Box deve ser feito com um planejamento 

Como o mais importante ao utilizar essa metodologia é conhecer os colaboradores e as particularidades da empresa, é importante elaborar um planejamento antes de realizar o procedimento. Só assim, a ferramenta apresentará os resultados esperados. 

Geralmente, o processo de avaliação de desempenho é uma etapa profissional temida pelos funcionários. O primeiro trabalho, portanto, é mostrar que esse momento é natural, sendo realizado de tempos em tempos pela empresa. 

Outro ponto importante de ser ressaltado é que o 9 Box não visa rotular nenhum colaborador e muito menos ser instrumento para que uns se sintam melhores ou piores do que os outros. 

É indicado, inclusive, que somente a liderança e a área de gestão de pessoas realizem a avaliação de cada colaborador. Assim, é possível evitar constrangimentos e que isso interfira no clima organizacional da instituição. 

Deve se adaptar às necessidades da empresa 

Um colaborador foi promovido e agora tem uma vaga em aberto na empresa e você tem a missão de encontrar um substituto? A empresa tem dificuldades em identificar novos perfis de líderes dentro das suas equipes? 

É hora de aproveitar os recursos que a Matriz 9 Box pode oferecer. A vantagem dessa ferramenta é que ela é simples, de fácil visualização e pode ser realizada em qualquer momento. Permite que a gestão de pessoas enxergue as capacidades de cada colaborador e o posicione na melhor função possível, considerando o perfil e as competências. 

Oferece suporta para treinamento de gestores e equipe 

É possível, ainda, utilizar a metodologia no treinamento de gestores e na capacitação de equipes. As lacunas existentes na empresa são identificadas pelos resultados da avaliação. Por exemplo, se um grande número de colaboradores apresenta baixa e média performance pode ser um indício de que há a necessidade de desenvolver treinamentos internos. 

O 9 Box na gestão de recursos humanos 

Há um bom tempo as empresas já entenderam que o principal ativo que têm é o capital humano. Por isso, buscam, cada vez mais, investir no alinhamento e no aprimoramento dos conhecimentos, das competências e das habilidades de cada colaborador. 

Afinal, se o conjunto de colaboradores estiverem em sintonia, é possível entregar resultados melhores e estimular o constante desenvolvimento profissional. 

Como o setor de recursos humanos vem se desenvolvendo muito com foco em aproveitar melhor o seu principal e mais valioso capital, com as ferramentas certas, é possível realizar as seguintes atividades com a ajuda do 9 Box para melhorar a gestão de recursos humanos de uma companhia: 

• Atrair e reter talentos; 
• Desenvolver os profissionais; 
• Ter um bom clima organizacional devido à satisfação dos colaboradores e fortalecer a cultura interna. 

Os erros da Matriz 9 Box 

Lembra-se de que acima falamos sobre os benefícios da Matriz Nine Box e adiantamos que ela não tem só vantagens e também apresenta alguns pontos que precisam de melhoria? Acontece que nenhuma ferramenta é 100% eficaz. 

O mais importante é saber aproveitar tudo o que ela tem de bom e aplicar no seu ambiente de trabalho. Assim como moldar ou personalizar os pontos que não são tão interessantes, de acordo com o perfil da sua empresa. 

Entre os principais erros do 9 Box, de forma resumida, podemos citar: a subjetividade dos gestores na hora de realizar a avaliação, afinal tem de haver muito cuidado para não fazer julgamentos pessoais. Além da subjetividade, há o risco de o gestor não saber como classificar cada colaborador por não entender, exatamente, como identificar o potencial e o desempenho de cada pessoa. 

Com o desconhecimento, corre-se o risco também de elaborar critérios de avaliação que não sejam compatíveis com a realidade da empresa. Outros pontos relevantes e que podem impactar a realização desse tipo de avaliação é não deixar claro para as equipes sobre a importância do processo ou banalizá-lo. 

Ao entender a fundamentação dessa etapa, os colaboradores tendem a levar mais a sério essa atividade e passam a entender que os resultados obtidos ali são para melhoria profissional de cada um. 

Outro problema do 9 Box é se a empresa, de antemão, não oferecer meios para que os colaboradores sejam bem capacitados. Assim, corre-se o risco de ter uma equipe estagnada e que produz de forma mecânica, sem grandes perspectivas de crescimento e desenvolvimento. 

Por fim, mais um erro ao utilizar a Matriz 9 Box é não colocar em prática as ações para resolver problemas que foram apontados nos resultados ou promover a evolução que o trabalhador precisa. 

A Matriz 9 Box com fit cultural 

Existem estratégias de gestão de pessoas que podem diminuir as chances de esses erros acontecerem se alinhadas às boas práticas do 9 Box. Uma delas é adotar fit cultural. Trata-se do alinhamento da cultura da empresa à cultura e perfil dos seus colaboradores. É como os trabalhadores refletem as atitudes, crenças e os comportamentos preconizados pela companhia. 

Aqui, entram as habilidade soft skills (as características comportamentais), os traços da personalidade de cada trabalhador, os seus valores como pessoa junto dos valores da empresa. Ou seja, se uma instituição prega princípios totalmente diferentes do que um profissional acredita, podemos dizer que o fit cultural não está bem alinhado, neste caso. 

Por meio do fit cultural, é possível padronizar o processo avaliado. Assim, ele se torna mais objetivo e menos flexível à percepção pessoal dos gestores. A inserção do fit cultural nesse tipo de metodologia possibilita a realização de avaliações que são definidas muito mais pela cultura da empresa do que quando avaliada de forma despadronizada e sem obedecer critério corporativos. 

Além disso, quando os funcionários conseguem adotar a mesma cultura da companhia, há um maior engajamento da equipe e mais autonomia profissional, influenciando positivamente no resultado de sua avaliação. Isso acontece pelo fato de todos quererem dar o seu melhor e se destacarem internamente. Assim, fica mais fácil que eles queiram vestir a camisa pela empresa. 

Ao entender o que é o 9 Box com fit cultural é possível perceber que o processo se torna muito mais efetivo com essas duas ferramentas. Desse modo, a empresa vai conseguir adotar uma metodologia padronizada e, consequentemente, promover o fortalecimento da cultura interna. Além de ser capaz de elaborar avaliações que podem reverter cenários negativos, por exemplo, evitando erros ao demitir e ao reter pessoas. 

Implementar um plano de gestão profissional poderá criar as condições propícias para o sucesso. Aproveite as dicas e invista no planejamento assertivo de suas ações. Com certeza isso potencializará suas ações e o alcance de resultados extraordinários. Se gostou do artigo, curta e compartilhe conhecimento. Gratidão por ler até aqui... 

Implementação: 

[Re]Descobrindo a Matriz Nine Box 

"[Re]Descobrindo a Matriz Nine Box" é um livro de fácil compreensão, recomendado para gestores de empresas públicas e privadas, de micro, pequeno ou grande porte. Indicado também para profissionais de RH, professores e estudantes de diversas áreas, entre elas Recursos Humanos e Administração, conhecedores ou não da ferramenta tradicional. Quando uma equipe é pequena, fazer a análise de potencial e talento é uma ação quase empírica. Imagine fazer essa análise com dez, vinte ou trinta pessoas? Imagine em uma empresa com cem, mil ou mais colaboradores? Quem são e onde estão os talentos da sua empresa? Como identificar aqueles com potencial e que precisam ascender na organização? Não seria melhor fazer uma leitura diferente entre potencial e desempenho? Quais as diferenças conceituais e práticas? Como identificar e, principalmente, como visualizar o posicionamento dos colaboradores dentro da organização? São essas e outras perguntas que o livro propõe responder utilizando a ferramenta da Matriz Nine Box, com ênfase na utilização de recursos para redução da subjetividade. Boa leitura...