Reuniões online para produtividade remota

Conheça os 8 tipos de software para reuniões online 

A utilização de software para reuniões online é uma maneira de melhorar a gestão remota e a produtividade das equipes. 

Por meio dos recursos oferecidos pelas ferramentas, é possível trocar informações e documentos importante, além de melhorar o alinhamento entre os profissionais. 

A flexibilidade nos ambientes de trabalho é uma característica que tem sido cada vez mais explorada pelas empresas e valorizadas pelos profissionais. 

Com o auxílio de software para reuniões virtuais é possível utilizar o chat online e as videoconferências para reunir a esquipe e resolver problemas a distância. 

A gestão de uma equipe remota deve ser atenciosa e manter uma periodicidade, para que todos os profissionais se mantenham alinhados. Dessa maneira, a produtividade tende a crescer, o que também potencializa os resultados do negócio. 

Skype 

O Skype é uma ferramenta mais conhecidas quando falamos sobre videoconferências e reuniões online. As chamadas podem reunir até 50 pessoas e não têm limite de tempo, sendo uma alternativa interessante para as empresas e permitindo encontros longos. 

As chamadas são feitas por meio do aplicativo, tanto para computador, celular ou tablet, ou diretamente no site. A maneira mais fácil de utilizar é criando uma conta no Outlook ou Gmail, por exemplo, mas também é possível acessar por meio de links diretos enviados para os participantes. 

O Skype, mesmo sendo uma opção mais antiga, não oferece apenas a chamada tradicional: também apresenta funcionalidades que facilitam outros processos importantes para a gestão remota. Por meio dele, é possível compartilhar fotos, vídeos, documentos e outros arquivos, possibilitando a troca de informações entre os profissionais de maneira rápida e eficiente. 

Outro recurso que é interessante para as empresas é a possibilidade de gravar as chamadas em vídeo, pois essa é uma forma de deixar registrado os apontamentos e recorrer ao material quando necessário. O compartilhamento de tela também facilita as reuniões, já que é possível apresentar gráficos e outros conteúdos em tempo real para todos os profissionais. 

Zoom 

O Zoom Meeting é um software que foi desenvolvido especialmente para o ambiente corporativo. O funcionamento desta ferramenta é simples, sendo necessário apenas criar a reunião e enviar um convite via e-mail ou link para quem desejar, sendo que não é preciso ter conta no site para acessar o vídeo. 

A versão gratuita permite reuniões com até 100 participantes e limite de 40 minutos por videoconferência. Existem diversas opções de pacotes pagos, em que é possível organizar reuniões com até 1000 participantes e sem limite de tempo, permitindo que assuntos mais delicados e demorados sejam tratados com tranquilidade. 

O Zoom oferece diversas funcionalidades interessantes para a gestão remota, como chat para conversas em tempo real, transferência de arquivos, compartilhamento de tela e gravação das reuniões. 

Outro aspecto interessante é o controle de microfones, que facilita a organização da chamada, já que o gestor consegue administrar os áudios, evitando que barulhos e falas interrompam algum momento importante da reunião. 

Google Meet 

O Google Meet anteriormente conhecido como Google Hangouts Meet, é a outra alternativa para videoconferências. Ele está disponível para todos os usuários do G Suite, sejam eles empresas ou outras organizações que contam com esse serviço. 

Mesmo sendo direcionado para o ambiente corporativo, qualquer pessoa que tem uma conta do Google consegue utilizar o recurso. Para usar a ferramenta, basta acessar qualquer navegador, sem a necessidade de instalar plug-ins ou aplicativos de desktop. 

Para quem prefere usar em dispositivos móveis, como smartphones, existem aplicativos para Android e iOS. A ferramenta oferece diversos pacotes, com diferentes possibilidades, de acordo com o investimento realizado. No básico, é possível reunir até 100 participantes, já nos planos avançados o tamanho aumenta para 250 ou 100.00 espectadores em uma transmissão ao vivo. 

Ele é uma opção que garante boa qualidade de imagem, dando mais nitidez para as reuniões. Também oferece funcionalidades diversificadas, como visualização de galeria, compartilhamento de tela e envio de arquivos. Além disso, ele permite salvar as reuniões no Google Crive. 

GoToMeeting 

GoToMeeting, que visa a facilitar a promoção de reuniões com um clique. Depois do cadastro, o usuário está habilitado para criar uma reunião única ou uma sala de reunião online, cujo link nunca expira, e começar a convidar os participantes. 

O serviço oferece os recursos necessários para reuniões produtivas, como compartilhamento de tela, bate-papo, gravação e integração com o Google Calendar. Dessa maneira, fica mais fácil organizar os encontros e manter a equipe alinhada, sem perder informações relevantes para a produtividade. 

Ele fica disponível de forma gratuita por 14 dias, sendo necessária uma assinatura para continuar utilizando a ferramenta. O preço dos pacotes premium varia de US$ 12 a US$ 16 ao mês. 

Um detalhe interessante do GoToMeeting é que ele ajusta automaticamente a largura de banda disponível e os recursos de hardware de cada usuário, possibilitando reuniões mais claras e com menos problemas de conexão. Além disso, ele permite a colaboração em tempo real, usando qualquer plataforma ou sistema operacional, como Mac, PC, iOS ou Android. 

Slack 

O Slack é outra opção interessante para as empresas, pois permite a criação de videoconferência, entre outras funcionalidades. Na versão gratuita, o aplicativo fornece a opção de reuniões com até 15 pessoas. 

Os vídeos não são a única funcionalidade, pois o Slack funciona como um chat online e uma ferramenta para a troca e o compartilhamento de vídeos. 

Ele também possibilita a conexão com apps e serviços do cotidiano da empresa e a transmissão de informações com mais rapidez. Um dos grandes diferenciais dessa plataforma é a possibilidade de criar setores para cada equipe, além dos canais públicos. Em uma agência de comunicação, por exemplo, é possível criar um grupo para redes sociais, outros para criação, entre outras opções. 

Dentro desses canais para cada grupo ou nos públicos existem notificações personalizadas, compartilhamentos de arquivos e até 10 mil pesquisas de mensagens mais recentes trocadas no aplicativo. Dessa forma, os profissionais conseguem resgatar conversas e informações antigas, o que ajuda a controlar os processos. 

Zoho Meeting 

O Zoho Meeting também permite a organização de reuniões remotas que facilitam o cotidiano das empresas. Ele permite o planejamento das videoconferências com antecedência, enviando convites por e-mail aos participantes com a agenda, a data e a hora. 

Se necessário, também é possível iniciar uma reunião de última hora, basta compartilhar o link de entrada com os participantes por bate-papo, SMS ou e-mail. O plano empresarial custa US$ 8 por um mês e permite até 100 participantes e a gravação de 10 sessões. 

Um dos destaques dessa ferramenta é a possibilidade de que outros participante assuma o controle da tela remotamente, por meio do aplicativo para desktop Zoho Meeting. Dessa maneira, outra pessoa é capaz de resolver problemas facilmente ou inserir informações diretamente no dispositivo de quem está coordenando a reunião. 

Além disso, o moderador tem controle sobre a reunião, pois ele consegue silenciar todos os participantes ou aqueles que deseja, evitando interrupções e contribuindo para o andamento do encontro. 

Microsoft Teams 

O Microsoft Teams também colabora para a comunicação corporativa. No passado, essa ferramenta estava disponível para assinantes do Office 365, mas atualmente ela também oferece a possibilidade de criar videoconferências com até 250 pessoas, além de armazenar 10 GB de arquivos por equipe e mais 2 GB por usuário. 

A principal vantagem do Teams está na possibilidade de edição colaborativa dos documentos do Microsoft Word, Excel, PowerPoint e OneNote. 

Essa é uma forma de engajar a equipe em trabalho remoto, contribuindo para resolver problemas e aumentar a produtividade. Ela também permite a conexão com diversos aplicativos externos, como Trello e Evernote, facilitando o cotidiano dos profissionais. 

Outro aspecto interessante é a possibilidade de gravar as reuniões e utilizar as informações dos encontros, tendo dados importantes para a continuidade dos trabalhos. 

Jitsi Meet 

O Jitsi Meet é uma plataforma de videoconferência sem fins lucrativos e de código aberto, que pode ser acessadas de qualquer dispositivo, sem a necessidade de instalação de um aplicativo. Essa alternativa é gratuita, pois não existe uma versão paga com mais recursos e funcionalidades. 

Por meio da ferramenta, é possível fazer reuniões online com até 50 pessoas, usar as funções de bate-papo, compartilhar tela, entre outras funcionalidades interessantes. Uma delas é a possibilidade de abrir um vídeo no YouTube e mostrar a todos. 

O coordenador da reunião é capaz de silenciar participantes e mudar a qualidade da imagem de acordo com a internet disponível para no momento. Além disso, a ferramenta também oferece o recurso de gravação da videoconferência e permite a transmissão ao vivo para o YouTube e o acesso posterior a esse material. 

Essas alternativas são fundamentais para trazer mais produtividade para as equipes e garantir que as informações necessárias serão repassadas e compartilhadas entre os profissionais. Portanto, vale a pena encontrar a que mais traz benefícios para a sua agência e aprender a utilizá-la no cotidiano. E que por sinal, será uma das modalidades que fará parte dos novos tempos pós-pandemia. 

Gratidão por ler até aqui... 

Implementação: 

Guia Prático para Reuniões Produtivas: Online e Presencial 

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